Inkomende facturen worden per post en per e-mail ontvangen. De digitale facturen worden uitgeprint. De afdeling administratie draagt zorg voor de verdeling onder de betreffende medewerkers. Na goedkeuring van de betreffende medewerkers en uiteindelijk de directie komen de facturen terug op de afdeling administratie om te worden ingeboekt in een (online) boekhoudpakket voor verdere administratie verwerking.
Vaak vanwege de (snelle) groei van een onderneming en de hiermee gepaard gaande (groeiende) administratieve (factuur)volumes is men op zoek naar een manier om de inkomende facturen ter goedkeuring –digitaal- langs de diverse afdelingen binnen de organisatie te sturen.
De oplossing: het digitaal verwerken van facturen
De oplossing voor omschreven situatie is om de facturen digitaal door middel van een workflow en document management systeem aan de organisatie ter beschikking te stellen.
Facturen worden door een vooraf bepaalde workflow digitaal door de organisatie ter beoordeling geleid. Dit kan zowel intern als extern plaatsvinden. Dat wil zeggen, zolang een internetverbinding en webbrowser aanwezig zijn. En het kan nog verder worden uitgebreid met een koppeling naar het boekhoudpakket als Exact, Afas, Accountview, Unit 4, i-muis etc. De facturen worden opgeslagen in een elektronisch archief ofwel document management systeem zodat deze ten alle tijden direct ter inzage beschikbaar zijn.
De voordelen van het digitale factuurverwerking:
Geen handmatig invoerwerk van gegevens
Enorme reductie van de verwerkingstijd en bijbehorende kosten
Mogelijkheid om betalingskortingen te kunnen ontvangen
Voorkomen van handmatige invoerfouten en zoekgeraakte documenten
Overzicht van opstaande verplichtingen
Verbeterde naleving van wet- en regelgeving
Gebruiksgemak
Trage, ingewikkelde, repeterende op papier gebaseerde processen worden omgevormd tot snelle en eenvoudige geautomatiseerde stappen.
Koppeling met het huidige financiële pakket
Externe applicaties en gegevensbronnen kunnen op een eenvoudige manier worden ondersteund en met elkaar worden verbonden. Bijvoorbeeld met een boekhoudpakket als Exact, Afas, Accountview, Unit 4, i-muis etc.
ABBYY FlexiCapture for Invoices integreert met bijna elk bedrijfssysteem, denk hierbij aan SharePoint, een DMS of ECM systeem en de meest voorkomende ERP systemen, zoals SAP, Sage, Oracle JD Edwareds, MS Dynamics, etcetera.
Doordat u statistieken kunt monitoren en rapporten kunt genereren krijgt u een transparant overzicht over het gehele proces. Van koop tot betaling, ABBYY FlexiCapture for Invoices zal bijdragen aan een betere bedrijfsvoering.
Verbeteren van huidige processen
De verwerking van facturen zal veel sneller verlopen dan nu het geval is en men zal makkelijker de facturen kunnen lokaliseren. Of u inkoopfacturen per post of per e-mail bijlage als PDF ontvangt, ABBYY’s oplossing kan het document uitlezen en digitaliseren zodat de relevante data (denk aan verval datum, totaalbedrag, BTW, leveranciersgegevens, etc.) eenvoudig in uw backend systeem ingelezen kunnen worden.
Integratie van Office documenten
Alle soorten documenten en bestandsformaten kun je ongeacht hun grootte beheren.
Integratie met het nieuwe mobiele werken
Op alle gewenste momenten al uw documenten raadplegen, verwerken en digitaal opslaan. Voorwaarde is dat er een internetverbinding aanwezig is.
Kant-en-klare oplossingen
Trouvé heeft een IT-achtergrond en heeft zich gespecialiseerd in scan-, capture en dms oplossingen. Voor ieder vraagstuk in één van voorgenoemde gebieden wordt een passende economische oplossing geboden. Onze doelgroep strekt zich uit van MKB, nationale en internationale bedrijven tot en met de overheid.
Wij leveren Document scanners, Saas-model document capture software, installatie en implementatie.
Voor meer informatie over onze producten of services bezoekt u onze websites:
www.datacapturespecialist.com
www.trouve.nl
www.descannerspecialist.nl