Hoe verloopt het verwerkingsproces?

Herkennen van facturen
Inkomende facturen kunnen op 2 manieren de organisatie binnenkomen;
1) Per post
Facturen welke per post binnenkomen, worden gescand en per factuur weggeschreven naar een Tiff-bestand. Dit Tiff-bestand wordt automatisch opgepakt door bijvoorbeeld Ephesoft of ABBYY (DataCapture Software) voor verdere verwerking.
2) Per email
In de meeste gevallen worden facturen als PDF-bestand per mail ontvangen. Deze berichten worden handmatig of automatisch doorgestuurd naar bijvoorbeeld Ephesoft of ABBYY (DataCapture Software).

Facturen worden automatisch gescheiden op basis van leverancier (classificatie) en per batch doorgezet naar de volgende stap in het proces (validatie). Als tijdens het classificatieproces het systeem er niet van overtuigd is dat de classificatie of scheiding van een factuur goed is gegaan stopt het automatisch de betreffende batch. Interventie van een gebruiker is dan noodzakelijk. De classificatie of scheiding wordt dan handmatig gedaan, zodat ook deze doorgezet kan worden naar validatie. In de validatie is bepaald welke data er van de betreffende leverancier benodigd zijn (factuurnummers, bedragen, line items etc.) om zowel de juiste workflow aan te sturen alsmede de correcte gegevens te hebben om een uiteindelijke boeking naar het boekhoudpakket te sturen.
Zie hieronder in schematische weergave het gehele proces

Procesbeschrijving van het automatisch verwerken van facturen / documeneten door middel van data capture software zoals Ephesoft en ABBYY

Procesbeschrijving van het automatisch verwerken van facturen / documenten door middel van data capture software zoals Ephesoft en ABBYY

Beoordelen van facturen / Workflow
Met behulp van een internet browser kan worden ingelogd op het workflow systeem. De gebruiker ziet zijn of haar taken klaarstaan om te beoordelen. Taken kunnen worden voorzien van opmerkingen, teruggestuurd worden naar een voorgaande persoon in de workflow of worden doorgezet naar de opvolgende persoon , goed- of afgekeurd.
De afdeling administratie zal de laatste halte zijn in het proces waarna de factuur de benodigde opvolging krijgt.
De workflow wordt in samenspraak geconfigureerd.

Document Management Systeem
Zodra de factuur in de workflow is opgenomen is de factuur voor geautoriseerde personen beschikbaar ter inzage.
Naast de genoemde facturen kunnen ook andere documenten aan het document management systeem worden toegevoegd. Op deze manier zijn de gearchiveerde documenten altijd beschikbaar en snel op te vragen.